Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerkingsactiviteiten van Charge-R8 bv, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, gevestigd te 3210 Lubbeek, Gellenberg 80A en ingeschreven met ondernemingsnummer 1000.860.054. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingsactiviteiten door Charge-R8 bv.

Charge-R8 bv (hierna: , “wij”, “ons”, “onze”) begrijpt dat uw privacy en de wijze waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt voor u van belang zijn. Wij respecteren en hechten waarde aan uw privacy en verzamelen en gebruiken persoonlijke gegevens uitsluitend op de wijze en voor de doeleinden zoals in dit document beschreven en overeenkomstig onze verplichtingen en uw rechten onder de toepasselijke wet- en regelgeving.

In het kader van onze activiteiten en diensten van (i) het rechtstreeks aan u leveren van laadpassen en aanverwante diensten en (ii) het aanbieden van een platform voor bedrijven in verband met het beheren, verzamelen, bewaren, gebruiken en/of anderszins van elektronische laadstations en laadpassen, verwerken wij persoonsgegevens over u. Op basis van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy (zoals de wet- en regelgeving in hoofdstuk 3 hieronder), worden wij aangeduid als “de verwerkingsverantwoordelijke ” met betrekking tot de persoonsgegevens die door ons in dat kader worden verwerkt. Deze Privacyverklaring heeft geen betrekking op onze activiteiten met betrekking tot onze werknemers of dienstverleners..

Let op: Door gebruik te maken van onze diensten en/of onze website en door uw persoonsgegevens met ons te delen, erkent u dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op de wijze zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

N.B.: Hiermee geeft u niet uw “toestemming” voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens niet op basis van uw toestemming, tenzij specifiek aangegeven.

1. Wat houdt deze Privacyverklaring in en wiens persoonsgegevens verwerken wij?

Deze Privacyverklaring is bedoeld om de naleving van Europese en Belgische privacywet- en regelgeving te waarborgen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en nationale uitvoeringswetten met betrekking tot de AVG, zoals de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna samen ‘Privacywetgeving’ genaamd.

Deze Privacyverklaring is van belang voor iedereen van wie wij persoonsgegevens kunnen verwerken in het kader van onze (bedrijfs)activiteiten, met inbegrip van maar niet beperkt tot (directe) gebruikers van laadstations die door onze softwarediensten en/of laadpassen worden beheerd, werknemers of vertegenwoordigers van onze (potentiële) klanten of bezoekers van onze website

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd op welke rechtsgrondslag wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken en:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen;

• voor welke doeleinden en hoe wij deze persoonsgegevens kunnen gebruiken/verwerken;

• hoe wij de persoonsgegevens verzamelen;

• hoe wij de persoonsgegevens opslaan;

• hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren; enwat uw rechten zijn op grond van de Privacywetgeving

. Van tijd tot tijd dienen wij deze Privacyverklaring bij te werken. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn indien de wet verandert of als wij onze onderneming zodanig wijzigen dat dit gevolgen heeft voor de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. De meest recente versie van deze Privacyverklaring is steeds beschikbaar op onze website https://www.accu-r8.be/beheer-laadpalen-en-laadpassen-charge-r8/. U kunt ons ook vragen u een exemplaar van de meest recente versie van deze Privacyverklaring toe te sturen.

In het geval dat de Privacyverklaring wezenlijk en/of in belangrijke mate verandert, zullen wij u actief informeren over deze verandering en u de nieuwe versie van de Privacyverklaring overmaken.

N.B.: Wanneer u ons persoonsgegevens verstrekt die betrekking hebben op een andere persoon dan uzelf (bijvoorbeeld de wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming die u vertegenwoordigt), verzoeken wij u de betrokken persoon (een exemplaar van) deze Privacyverklaring te verstrekken voordat u ons zijn/haar persoonsgegevens verstrekt.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en hoe verzamelen wij deze persoonsgegevens?

In verband met het verzamelen van uw persoonsgegevens kunnen wij op verschillende manieren informatie over u verzamelen:

Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u zaken met ons doet en ons uw persoonsgegevens verstrekt door contact met ons op te nemen of wanneer een contactpersoon zijn/haar persoonsgegevens per e-mail, via onze sociale mediakanalen, per telefoon, via een berichtendienst zoals WhatsApp, op papier of door middel van een visitekaartje verstrekt;

Rechtstreeks van u wanneer u laadstations gebruikt die door onze softwareoplossingen worden beheerd en/of wanneer u de laadpassendienst rechtstreeks van ons gebruikt (en bijvoorbeeld niet via uw werkgever of een andere partij);

Rechtstreeks van u wanneer u onze website https://www.accu-r8.be/ bezoekt, waarbij u ons informatie verstrekt wanneer u een account bij ons aanmaakt of via contactformulieren op die website;

Van derden, bijvoorbeeld wanneer wij uw contactgegevens verkrijgen van bedrijven waarmee wij samenwerken (in het kader van onze bedrijfsactiviteiten)

3. Rechtsgronden

De rechtsgronden voor onze verwerkingsactiviteiten zijn:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met u;

• De verwerking is noodzakelijk teneinde te voldoen aan alle administratieve, boekhoudkundige, technische en juridische verplichtingen die op ons rusten.

• De verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde (zakelijke) belangen.

Indien zulks door de toepasselijke Privacywetgeving is vereist, verwerken wij uw persoonsgegevens pas na ontvangst van uw (uitdrukkelijke) toestemming. Indien enige vorm van verwerking is gebaseerd op uw toestemming, informeren wij u hierbij dat u het recht heeft uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking daarvan.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en voor welke doeleinden?

Wij verwerken volgende persoonsgegevens

• Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht.

• Contactgegevens: adres, e-mailadressen, telefoonnummer.

• Bedrijfsgegevens: bedrijfsinformatie (inclusief contactgegevens van bijvoorbeeld de vertegenwoordiger), functie/beroep, handtekeningen, uittreksels uit (openbare) registers

• Accountgegevens: gebruikersnaam en wachtwoord.

• Financiële gegevens: betalings- en bankgegevens.

• Service-gerelateerde gegevens: merk van elektrisch voertuig, laadstation of laadpasgegevens. Ook het kenteken kan worden opgeslagen door de klant

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, tijdzone-instelling en locatie, en andere technologie op de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot de website.

• Gebruiksgegevens: gegevens over activiteit op onze website, gegevens over activiteit op andere website dan onze (indien we deel uitmaakt van een advertentienetwerk).

Onderstaand kan u een overzicht terugvinden van de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken alsook de wettelijke grondslag voor de betreffende verwerking (de wettelijke grondslagen worden in artikel 3 toegelicht)

Wij gebruiken uw geanonimiseerde gegevens tevens voor markt- en klanttevredenheidsonderzoeken. Uiteraard gebruiken wij deze informatie anoniem voor statistische doeleinden en alleen voor ons. Antwoorden op enquêtes worden niet met derden gedeeld of anderszins gepubliceerd.

Verder sturen wij alleen berichten (zoals mailinglijsten, nieuwsbrieven) naar klanten die hebben aangegeven dergelijke berichten te willen ontvangen. Wij wijzen erop dat het altijd mogelijk is voor deze berichten af te melden.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer opslaan of bewaren dan noodzakelijk is in verband met de doeleinden waarvoor wij ze verwerken (wij verwijzen naar de doeleinden zoals hierboven opgesomd in punt 4). Alleen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze belangen in het kader van een gerechtelijke procedure zullen wij de persoonsgegevens langer bewaren.

Met name gelden de volgende bewaartermijnen:

6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen treffen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de door ons vastgestelde specifieke risico’s. Wij beschermen uw persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Verder streven wij ernaar uw persoonlijke gegevens nauwkeurig en actueel te houden. U bent hier echter zelf verantwoordelijk voor en wij verzoeken u vriendelijk ons op de hoogte te stellen van wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging in uw contactgegevens).

7. Geven wij uw persoonsgegevens door en/of delen wij ze met anderen?

In het kader van de hierboven genoemde doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens in de volgende situaties met derden delen:

• In sommige beperkte omstandigheden kunnen wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens, waaronder die van u, te delen indien wij betrokken zijn bij een gerechtelijke procedure of voldoen aan wettelijke verplichtingen, een gerechtelijk bevel of de instructies van verzekeraars of een overheidsinstantie zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit.

• Wij kunnen derden inschakelen om de persoonsgegevens namens ons te verwerken (bijvoorbeeld leveranciers van IT-toepassingen, softwareontwikkelaars, cloudproviders, ) indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst. Wij zullen met deze partijen de vereiste contractuele regelingen treffen om een rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens namens ons te waarborgen conform de waarborgen in onze Privacy Policy en dewelke de Privacywetgeving respecteert.

Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens delen met uw werkgever of zakelijke contacten, met personen of organisaties die een directe (contractuele) relatie met ons.

Wij kunnen tevens persoonsgegevens doorgeven in geval van verkoop of overdracht van alle of een deel van de activiteiten van ons aan externe adviseurs, accountants, (potentiële kopers), overheidsinstanties, indien zulks in het kader van die transactie is vereist.

In voorkomend geval zullen wij voorzorgsmaatregelen treffen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen wanneer wij uw persoonsgegevens aan derden doorgeven. Wij zullen bijvoorbeeld gegevensverwerkingsovereenkomsten sluiten met relevante partijen (die voorzien in beperkingen op het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens).

Sommige partijen waarmee wij uw persoonsgegevens delen zijn mogelijk gevestigd in landen buiten de Europese Unie, welke landen mogelijk een lager niveau van gegevensbescherming bieden dan de Europese Unie. Dit is bijvoorbeeld het geval in de volgende situatie: wij gebruiken Google Clouddiensten die zich in de Verenigde Staten bevinden. In dat geval zorgen wij ervoor dat de internationale doorgifte van uw persoonsgegevens in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In verband met de bovengenoemde doorgifte naar de Verenigde Staten: voor de doorgifte gebruiken wij de standaardcontractbepalingen van de EU, vergezeld van een onderzoek van het beschermingsniveau in het land van bestemming.

U kunt altijd een afschrift opvragen van de waarborg die van toepassing is op de doorgifte van uw persoonsgegevens via onze onderstaande contactgegevens.

8. Heb ik toegang tot mijn persoonlijke gegevens?

Als u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken, kunt u ons steeds vragen om deze informatie en om een afschrift ervan (indien dergelijke persoonsgegevens worden bewaard). Dit is een zogenaamd “verzoek om toegang tot de gegevens”.

Al deze verzoeken moeten schriftelijk worden ingediend. In principe zijn er geen kosten verbonden aan een verzoek om toegang voor een betrokkene. Als uw verzoek “kennelijk ongegrond of buitensporig” is (bijvoorbeeld als u onnodig herhaalde verzoeken doet) kan een vergoeding in rekening worden gebracht ter dekking van onze administratiekosten voor beantwoording.

Wij zullen binnen één maand na ontvangst van uw verzoek om toegang reageren. Normaal gesproken streven wij ernaar binnen die termijn een volledig antwoord te geven samen met een kopie van uw persoonsgegevens. Met name als uw verzoek complexer is, kan in sommige gevallen echter meer tijd nodig zijn tot maximaal drie maanden na de datum waarop wij uw verzoek hebben ontvangen. In dat geval wordt u uiteraard volledig op de hoogte gehouden van onze vorderingen.

9. Wat zijn uw overige rechten?

Onder bepaalde omstandigheden heeft u de volgende rechten:

• Ontvangen van aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;

• Rectificatie van uw persoonsgegevens;

• Wissen van uw persoonsgegevens;

• Bezwaar maken tegen (een deel van) de verwerking van uw persoonsgegevens;

• Beperking van (een deel van) de verwerking van uw persoonsgegevens; en

• Gegevensportabiliteit (uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat ontvangen en uw persoonsgegevens aan een andere organisatie (laten) doorgeven).

Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

Website GBA – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Contactgegevens

Indien u contact met ons wenst op te nemen in verband met al hetgeen verband houdt met uw persoonsgegevens en/of gegevensbescherming, met inbegrip van de uitoefening van uw rechten als betrokkene, zoals besproken in de punten 8 en 9, in het bijzonder uw recht om bezwaar te maken, kunt u gebruik maken van de onderstaande contactgegevens:

Ter attentie van: Privacy Officer

E-mailadres: info@Charge-R8.be

Postadres: Gellenberg 80a, 3210 Lubbeek